Urząd Miasta to jednostka pomocnicza prezydenta, a sam prezydent jest jego kierownikiem i pracodawcą dla wszystkich urzędników, w rozumieniu kodeksowym. Ale sam prezydent nie ogarnie wszystkich spraw organizacyjnych. Nie ma opcji. Dlatego ustawodawca postanowił mu w tym pomóc i w ustawie o pracownikach samorządowych ustanowił takiego superurzędnika, którego funkcja nazywa się „Sekretarz Miasta”, który de facto jest dyrektorem generalnym urzędu. W mniejszych gminach sekretarz jest drugim „po Bogu”, co wyjątkowo obrazowo ukazano w serialu „Ranczo”.

Kompetencje sekretarza określa regulamin organizacyjny i to od prezydenta zależy, jakie obowiązki mu on powierzy. Bywa z tym różnie. W regulaminie organizacyjnym naszego urzędu sekretarz nadzoruje pracę wydziałów: administracyjno-gospodarczego, obsługi mieszkańca (sprawy obywatelskie i działalność gospodarcza) oraz Biuro Rady Miasta. Zadaniem sekretarza jest również, a nawet przede wszystkim nadzór nad zapewnieniem warunków organizacyjnych i technicznych sprawnego funkcjonowania urzędu, organizowanie i planowanie pracy urzędu, nadzorowanie jego działalności z uwzględnieniem dbałości o właściwą obsługę klientów oraz załatwianie skarg i wniosków, prowadzenie procedury kontroli funkcjonalnej urzędu, a w szczególności w zakresie przestrzegania zasad terminowości i zgodności z prawem postępowania administracyjnego, w zakresie przestrzegania regulaminów, zarządzeń oraz poleceń służbowych, w zakresie realizacji wniosków z kontroli funkcjonalnych i zewnętrznych, sprawowanie nadzoru nad obiegiem dokumentów w urzędzie, nadzorowanie realizacji zadań związanych z wydawaniem i cofaniem zezwoleń, licencji oraz zaświadczeń na prowadzenie działalności gospodarczej. Uffff…. Brzmi bardzo poważnie. I takie powinno być.

W poprzednich kadencjach sekretarze byli „szarymi eminencjami”, najbardziej zaufanymi współpracownikami szefa. W tej kadencji, mam takie wrażenie, że sekretarz jest … intruzem. Ale od początku.

Każdy, kto aspiruje do funkcji organu wykonawczego ma wokół siebie grono zaufanych ludzi. To z nich zazwyczaj, po wygranych wyborach kształtuje się „dwór” prezydenta. Do pewnego czasu sekretarzem była Ewa Pełechata, zaufana Janusza Gromka, ale po „awansie” na wiceprezydenta pojawił się wakat. Anna Mieczkowska nie znalazła wokół siebie nikogo godnego zaufania (jakaś abstrakcja!), dlatego poszukała sobie sekretarza „na zewnątrz”. Znalazła panią, która tę funkcję pełniła w innej gminie naszego regionu. Panią, która nie znała miasta, urzędu, uwarunkowań politycznych i społeczno-gospodarczych, itd. Opozycja przecierała oczy ze zdumienia i nie chodziło o to, że pani sekretarz nie miała kompetencji do piastowania tego stanowiska, bo je miała, ale dlatego, że tak „zielona” prezydent, w roli „szarej eminencji” obsadziła kogoś, kogo nawet dobrze nie znała.

Jakoś ta praca toczyła się, raz lepiej, raz gorzej. Pani sekretarz w oczy nie rzucała się. Dochodziły do nas sygnały, że była pani sekretarz dalej czuła się sekretarzem, co rodziło napięcia i konfuzję wśród urzędników. Aż któregoś dnia pani sekretarz zniknęła. Pierwotnie myśleliśmy, że została odwołana, ale nie - to była absencja z kategorii tych motywowanych powodami osobistymi. Praca urzędu toczyła się dalej, braku sekretarza prawie nikt nie zauważył. Trwało to całymi miesiącami, aż któregoś dnia, czyli dokładnie 14 kwietnia br. jadę sobie z rana do siedziby Wydziału Zarządzania Kryzysowego, żeby obgadać sprawę finansowania pobytu uchodźców wojennych na terenie naszego miasta. Ku mojemu zdziwieniu, rolę biura podawczego, urzędnika wprowadzającego dane do komputera, punktu informacyjnego pełni… sekretarz miasta! Obsłużyła mnie perfekt, nie mam uwag. Ale dlaczego wykonuje pracę, którą równie dobrze mógłby wykonywać praktykant, stażysta lub pracownik urzędu w randze pomocy administracyjnej? Na moje pytanie, wzruszyła ramionami i powiedziała, że to polecenie pani prezydent. Nie pytałem dalej, żeby jej bardziej nie zawstydzać. Bo sprowadzenie członka ścisłego kierownictwa urzędu do poziomu obsługi drukarki, jest moim i nie tylko moim zdaniem – upokarzające.

Podpytałem znajomych w urzędzie. Oficjalnie nikt nie chciał rozmawiać, to co było nieoficjalnie, nie nadaje się do publikacji, ze względu na użyte słownictwo. Dostałem cynk, żeby zobaczyć, jak wygląda dekretacja dokumentów w systemie komputerowym. Tu należy się małe wyjaśnienie: w urzędzie jest elektroniczny system obiegu dokumentów. Jest ustalona hierarchia, terminowość, opiniowanie spraw, itd. Działa to całkiem sprawnie. Dekretowanie i opiniowanie dokumentów wymaga od osoby zaangażowanej zapoznania się z dokumentami i właściwemu ich pokierowaniu. Rola sekretarza w tym procesie jest jedną z kluczowych. Zaprzyjaźnione wiewióry urzędowe dały mi skan. Sekretarza zastępuje – uwaga! – robot! Pytałem o to na sesji Rady Miasta. Pani wiceprezydent, ku naszemu rozbawieniu, poinformowała radnych, że urząd w ogóle przechodzi na robotyzację procesów administracyjnych. W sumie, jakby tak najważniejszych urzędników zastąpiły roboty, to może odbiór społeczny i ocena pracy urzędu byłaby na zupełnie innym poziomie. Ale to moje przemyślenia. Wniosek nasunął się następujący: pani sekretarz nadepnęła komuś na odcisk. Pytanie brzmi: komu i  czym?

Dlaczego to takie ważne? Bo zachodzi poważna wątpliwość, czy prezydent Mieczkowska panuje nad tym, co dzieje się wokół niej i czy aby na pewno to ona rządzi w urzędzie. Mam poważne wątpliwości.

Zapytałem oficjalnie panią prezydent o to, co dzieje się z sekretarzem (moje zapytanie i odpowiedź poniżej). Ktoś, kto zapozna się z tymi dokumentami, może w końcu zrozumie, dlaczego tak trudno przy tej władzy utrzymać nerwy na wodzy. Zapytanie, czy interpelacja radnego to forma kontroli społecznej każdej władzy. Po odpowiedzi widać, gdzie władza ma kontrolę społeczną i na pewno nie dociera tam światło.

Jacek Woźniak

P.S. 1: Przy okazji, w przerwie sesji Rady Miasta dowiedzieliśmy się, że jeden z radnych Klubu Kołobrzeskich Razem sygnalizował osobiście pani prezydent zaistnienie zachowań, które mogły mieć cechy mobbingu w pionie finansowym. Poruszyłem ten temat na sesji, wypadałoby się do tego odnieść. Niech rzecznik poczuje się rzecznikiem.

P.S. 2: Po ostatnim felietonie dot. rozmów pani prezydent z TVP na temat koncertu FPŻ, na łamach wszystkich portali internetowych działających na lokalnym rynku, ukazało się oficjalne stanowisko urzędu w tej sprawie. Oświadczenie umieszczone na tym, jak i kilku innych portalach jest tożsame w 100% treści. Oświadczenie na "e-kg.pl" różni się w ostatnim zdaniu. Zachodzę w głowę, czy autor, czyli rzecznik urzędu, pisze różne oświadczenia dla różnych redakcji, czy może zgadza się na to, żeby redakcje je „cenzurowały”?